在平時的學習、工作中，大家都寫過論文吧，通過論文寫作可以培養(yǎng)我們獨立思考和創(chuàng)新的能力。那么，怎么去寫論文呢？下面是小編為大家整理的淺談做好檔案管理工作的方法論文，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
為認真做好檔案工作，鎮(zhèn)黨委、政府領導班子高度重視，堅持貫徹執(zhí)行《檔案法》，進一步落實了工作制度，強化了工作管理，并積極組織鎮(zhèn)專兼職檔案員參加縣級培訓，從而使我鎮(zhèn)檔案管理工作的水平進一步提高，使我鎮(zhèn)檔案管理工作日趨走向規(guī)范化、標準化、科學化。按照縣檔案局下發(fā)文件精神要求，我們對本鎮(zhèn)機關檔案工作進行了認真全面的自查，現(xiàn)將自查情況報告如下：
一、領導重視，檔案法律、法規(guī)學習宣傳到位。
在檔案工作中我們認真學習、貫徹執(zhí)行了《中華人民共和國檔案法》和《四川省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》，在鎮(zhèn)干部、職工中宣傳有關檔案工作的法律法規(guī)，并收到較好的效果，例如鎮(zhèn)干部職工都能自覺配合檔案室工作，各辦公室都能及時將部門的存檔資料歸檔上交檔案室。在檔案工作中做好法律法規(guī)的宣傳是做好檔案工作的關鍵。
二、檔案管理體制建立健全
結合我鎮(zhèn)實際情況，我們建立健全了八項檔案管理制度，即：檔案保管制度，檔案查、調閱利用制度，檔案收集制度，檔案整理制度，檔案工作安全管理制度，檔案統(tǒng)計制度，檔案保密制度，檔案員崗位職責。這些工作制度在檔案管理中發(fā)揮了較好的作用。
三、檔案基礎設施完備
為規(guī)范檔案存取和調閱，鎮(zhèn)設有12O的檔案庫房一間，配置檔案柜3組，檔案裝具式樣、規(guī)格及質量符合國家標準。檔案室條件完備，配備了防盜門、鋁合金窗戶，重新粉刷了墻壁，鋪了防潮地磚，基本符合檔案室防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蛀的要求，保證了檔案的安全存放。
四、檔案業(yè)務建設
根據(jù)國家有關規(guī)定，我鎮(zhèn)制定了符合本鎮(zhèn)實際的各門類檔案《分類方案》，《保管期限表》等業(yè)務規(guī)范，并堅持實施。檔案辦公室按規(guī)定及時接收各門類的檔案，進行統(tǒng)一管理。我鎮(zhèn)文件材料的'書寫格式、質量基本符合有關規(guī)范要求。XX年至XX年的檔案已全部整理上柜。檔案的分類、排列符合要求。同時，檔案員還定期對庫房進行抽查，檔案無霉變、蟲蛀等不良現(xiàn)象，無泄密事件發(fā)生。
五、強化職責，認真歸檔
通過立卷歸檔，截止XX年文書檔案8681件，其中：文書檔案6348件（永久4934件、30年1414件）、實物檔案56件、災后重建資料專卷376件，會計檔案2277件。
六、存在的問題
㈠檔案意識淡薄，思想不到位。盡管現(xiàn)在把檔案納入我鎮(zhèn)責任制考核中，但是部分人員對檔案工作意識仍不強，一定程度上影響了檔案工作的開展。
㈡基礎設施差，經費緊缺，無獨立檔案室。由于災后重建的影響，我鎮(zhèn)無獨立檔案室，部分基礎設施達不到上級部門對檔案管理的要求，使檔案保管利用受到影響。
㈢檔案收集不齊全，部分文書檔案遺失。鎮(zhèn)上許多召集會議，布置工作往往只是口頭形式，各個辦公室行成的文件材料，各自存放，特別是一些專業(yè)檔案和照片檔案容易散落在各個辦公室，收集、整理它們也就特別難，造成檔案收集不完整，歸檔率低；且由于二零零八年地震災害的緣故造成了我鎮(zhèn)部分文書檔案遺失，對我鎮(zhèn)檔案信息的保管利用造成嚴重影響。
總之，我鎮(zhèn)在檔案工作規(guī)范化管理工作中，做了大量富有成效的工作，取得了明顯的成績。但我們也看到了自身存在的問題，需進一步提高全鎮(zhèn)人員的檔案意識，加強對檔案人員的業(yè)務培訓，不斷提高檔案人員的理論水平和實際操作技能，還要認真開發(fā)檔案信息資源，為本鎮(zhèn)各項工作提供更好的服務。
論文摘要：介紹了廈門電業(yè)局檔案管理信息平臺深化應用的背景、目標、實施步驟、效果及前景，以供借鑒。
論文關鍵詞：檔案管理;信息化;文件
近年來，隨著信息技術高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉變。
一、檔案管理信息平臺深化應用的背景
當前，國家電網(wǎng)公司加快實現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉變，努力創(chuàng)建“一強三優(yōu)”(電網(wǎng)堅強、資產優(yōu)良、服務優(yōu)質、業(yè)績優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展“國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺建設項目”;2009年，在國家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點成功。目前，國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業(yè)局作為國家電網(wǎng)公司轄區(qū)內唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內率先深化應用該檔案管理信息平臺。
廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為“國家一級”，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近 30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質檔案未實現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊，低水平重復建設現(xiàn)象較為嚴重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺深化應用的目標
福建省電力公司根據(jù)自身工作實際，在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統(tǒng)進行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務工作要求的功能模塊和界面處理，實現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務的變化而進行自行定制，減少了因業(yè)務變動而導致的二次開發(fā)費用和時間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺，實現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
用戶可根據(jù)工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關系和規(guī)律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務職能分類方法，而是在按業(yè)務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區(qū)域、文件格式等分類標準。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應用，為企業(yè)生產、管理提供決策服務，真正實現(xiàn)檔案管理水平質的飛躍。
三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟
第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(Records Continuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對于已有的各種業(yè)務系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責向前延伸;第三，對于文件檔案，明確各業(yè)務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業(yè)務系統(tǒng)接口，實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。第二步：引入知識管理理論。知識管理(Knowledge Management)是企業(yè)管理的新范式，也是指導檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統(tǒng)應突出以下功能：
第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內所有顯性知識資源的整合與共享。
第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關的主題內容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務技術智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應用基礎。
第三步：實施紙質檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作，把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題
檔案管理信息平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性，實現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進技術手段有機結合，注重電子文件管理、檔案管理的`先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，實現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務功能，推進了檔案管理高素質人才隊伍建設，真正實現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革，真正實現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術方法創(chuàng)新。
因檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局上線運行時間不長，普及性不強，應用用戶人數(shù)不多，有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善;其他應用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設。
五、檔案管理信息平臺深化應用的前景
在現(xiàn)行檔案管理信息平臺的應用基礎上，可進一步規(guī)范檔案數(shù)字化信息標準接口，開發(fā)檔案掛接輔助工具包，精細權限分層分級控制，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計報表管理，提供主動性推送服務。待檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局逐步完善并深化應用后，將建立以高速信息網(wǎng)絡為基礎，檔案數(shù)據(jù)管理為核心，內容建設為重點的統(tǒng)一有序的綜合資源檔案管理系統(tǒng)。新的檔案信息管理系統(tǒng)將實現(xiàn)歷史、現(xiàn)在、將來的檔案管理，涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環(huán)節(jié)，將檔案管理的全部流程納入系統(tǒng)一體化管理，并與各相關業(yè)務系統(tǒng)關聯(lián)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共建共享。從而將檔案管理信息平臺進一步演化為專屬供電企業(yè)的、資源更加豐富的、功能更加強大的、自動化程度更高的數(shù)字化檔案館。
正如加拿大著名檔案學家特里·庫克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”。
1.檔案的歸檔原則一般是文書處理部門立卷歸檔。意思就是這些文件資料的產生部門自己立卷整理，然后統(tǒng)一交到檔案部門集中統(tǒng)一管理。這樣的好處是專業(yè)的部門整理自己的文件資料比較系統(tǒng)、條理，也比較熟悉文件產生的.來龍去脈。將各部門所有的文件零散收集來讓你檔案員一個人整理是不現(xiàn)實的，因為你不可能對每個崗位都了如指掌。
2.檔案分類一般可根據(jù)文件資料類型，如文書、科技、實物等類別來分，也可根據(jù)產生機構來分。你們公司的文件資料可以在文書——科技——實物等大類別下再按部門分類，每個部門產生的文件是一個整體，交到你這里來。
3.不知你們單位大不大，要是不大的單位，沒必要每個生產部門單獨編號了，可以統(tǒng)一編檔號。檔案可以按照年度——保管期限——序號來編。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序號可以整個公司編一個大流水，也可每個部門重新編號。
4.這些是整理的大概步驟。還要著目，就是編目錄。你可以下載一些檔案的案卷目錄表、全引目錄表、歸檔文件目錄等按照格式統(tǒng)一填寫。這個很多資料上都有，你也可以自制。目錄與每卷或件檔案的標題、日期、責任者等要一一對應，不然不好檢索。整理好、編完目錄，就可以提供利用了。這些是大體步驟，其實檔案工作很簡單，按照我說的大概摸索一段時間，你就會掌握的。還可以去你們那所在的政府機關檔案館，去看看實體如何進行也可。
為進一步提高辦文效率和質量，根據(jù)《中共XXX委辦公室關于進一步規(guī)范公文處理相關問題的通知》（XXX〔2011〕X號）文件精神，XX組織黨政辦認真學習公文處理規(guī)范，并制定了相關學習、審核制度，大大提高公文的質量和以文輔政水平，現(xiàn)將學習情況匯報如下：
一、提高認識，加強學習。
把統(tǒng)一思想、提高認識作為促進公文處理規(guī)范化的基礎性工作來抓，從三個方面引導：
一是從工作重要性上引導。定期組織文秘人員深入學習公文處理規(guī)范化相關文件，召開公文處理經驗體會交流會，剖析有關典型事例，使文秘人員充分認識到公文處理是發(fā)揮公文效用的重要環(huán)節(jié)，直接影響公文運轉效率，直接體現(xiàn)黨委機關決策水平、工作水平和整個領導管理水平，直接關系黨委的決策部署的落實，樹立公文處理無小事、事事關大局的思想，保持了高度的工作責任感。
二是從組織信任上引導。使大家認識到組織將自己放在這么重要的崗位上，是對自己的賞識與器重，要以自己主動的作為和出色的工作作為回報，決不能辜負黨組織的厚愛與期望。
三是從群眾期望上引導。結合群眾往往以公文為法規(guī)，作準繩，從黨委的文件中“聆聽”黨的聲音，把握黨的政策的實際，引導文秘人員充分認識到人民群眾對公文處理工作的要求高、期望大，強化敬業(yè)意識，高樹標桿，精益求精，不斷提高公文寫作和處理工作的水平。
二、實行學習筆記制度，做到“四學”、“五必看”。
“四學”即學習上級精神、理論知識、業(yè)務知識、電腦知識?！拔灞乜础奔疵刻煨侣劚乜础⑸霞墎砦谋乜?、領導重要講話必看、重要經驗材料必看、公文工具書必看，全面增強貫徹黨的方針政策的能力、領悟領導意圖的`能力、文字表達的能力、創(chuàng)造性思維的能力。
三、建立完善把關機制。
嚴格按照文件要求對公文處理規(guī)范化提出明確要求，任務細化、量化到人，為公文處理規(guī)范化工作走上正規(guī)化、制度化打下了堅實基礎。
一是健全逐級呈送制度。明確提出了“三個不準”：不經鄉(xiāng)黨政辦公室處理，不準將公文直接送給領導；代辦公室起草的文稿不經鄉(xiāng)黨政辦初審和傳遞，不準送領導同志審簽；報XX批轉的公文，其內容涉及多個單位的，在未與相關單位協(xié)商并取得一致意見時，辦公室不予批轉，杜絕了文件“倒流”現(xiàn)象。
二是健全逐級把關制度。對文件實行歸口管理，統(tǒng)一由黨政辦公室二秘室把關，凡是以XXX辦公室名義制發(fā)的文件，首先要由黨政辦文秘初審，提出擬辦意見，由分管辦公室主任閱批把關，確定審簽意見后，送領導簽發(fā)。
三是健全公文限時辦理制度。為壓縮公文處理時間，我們明確規(guī)定：對于特殊緊急公文，指定專人限時辦理，加班加點，保證公文在盡可能短的時間內處理完畢。對緊急公文，做到隨到隨辦，一般公文及時辦理。除疑問較多、協(xié)調任務大的公文外，力爭每份公文處理不過夜。
四是健全差錯責任追究制。堅持實行問責制，將公文效率和質量的高低作為衡量辦文人員工作實績及年度評先的主要依據(jù)，對公文處理出現(xiàn)質量問題，分管辦公室主任承擔領導責任，辦文人員承擔具體責任，并對公文處理過程中出現(xiàn)的失誤、差錯，區(qū)別不同情況，查找具體原因，分別采取收回文件、書面更正等措施及時補救。站所制發(fā)的公文出現(xiàn)差錯，除對有關責任人進行批評和必要的培訓外，還要直接向單位一把手通報情況，促其及時更正。
四、嚴把四個關口，確保全面規(guī)范。
主要是嚴把“四關”。
一是嚴把發(fā)文關，力求有的放矢。堅持“四個不發(fā)”：對于沒有明確目的，可發(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā)；可由部門發(fā)文的或由幾個部門聯(lián)合發(fā)文的，不以黨委政府名義發(fā)文；可XXX部署的一般性工作不發(fā)文。
二是嚴把法律政策關，力求準確無誤。要求凡是內容涉及到有關政策法律、法規(guī)方面的公文，必須先由起草站所送有關站所審查，再拿出政策、法律、法規(guī)依據(jù)，由黨政辦秘書進行把關。
三是嚴把文字關，力求簡明精煉。對每份文稿都精益求精、千錘百煉、精雕細琢，對制作的每一篇公文逐段、逐句、逐字地認真反復校核，努力做到主題鮮明，條理清楚，表述準確，不放過一絲一毫疑點，不留下一字一點錯誤。
四是嚴把格式關，力求規(guī)范標準。公文在制發(fā)前，按照公文規(guī)范化的要求，對公文的各構成要素，從密級、發(fā)文字號、標題、發(fā)文機關、成文日期，到主題詞、印制版記等，逐一進行檢查，確保不漏項、不錯項，標注位置正確，有效地杜絕不規(guī)范公文，大大提高公文的質量和以文輔政水平。
分門別類
首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理。這是公司級文件分類，人事內部部門會在按照自己負責的模塊進行分類，意思就是按照你經常的需求分類。
巧用檔案袋
檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據(jù)時間有很多，有的`是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找。
常用資料的歸整
很多時候我們的資料是日常性的文件，經常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標識，每次使用時按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時間。
部門資料提報
有的時候我們每隔一段時間都要向上級領導提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置。
電腦資料的存檔
現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應該有一份管理清單，這個清單要記錄的內容有時間，用途，標題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關信息。
領導批復資料的回拿
檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領導簽字批復之類的，而領導不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領導有時間才能集中處理，這就需要給領導準備那種抽屜式的文件框，上面標注，待處理，駁回，處理完畢，不論領導在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率。
行政工作是一個公司內比較核心的一份工作，它在各個部門、各個崗位中發(fā)揮著重要的紐帶作用。所以作為行政主管，我認為今年這一年的壓力還是比較的，不僅是對于我個人，對于我們整個部門而言，我們都承擔了很的責任。因此這一年，我們同舟共濟，用團隊的力量去抵擋了一切的難關，這是我們今年取得最進步的一點。
一、做好本職工作，嚴于律己
行政工作是一項比較瑣碎的工作，平時要處理小小的事物數(shù)不勝數(shù)，只有把自己的時間安排好了，我們才能更好的去進行，從而不會造成一些別的方向的影響。這一年，是我們時間最為緊張的一年，我每天工作完成之后，就會做出第二天的工作計劃，第二天到了公司如若有什么改動的地方，再臨時進行調整。做好自己的本職工作是作為一名主管首先應該辦到的事情，在工作上不出現(xiàn)各項違規(guī)違紀的現(xiàn)象是我對自己的要求和原則。這一年我保持的還算良好，因此這一點是值得肯定的。
二、做好管理工作，勤勉協(xié)作
這是我踏入行政主管這項工作的第一年，其實我一直處于學習和借鑒的過程中，這次能夠得到領導們的青睞我也真的是非常開心的。這一年之中，我不僅努力的學習管理知識，同時也運用到了自己的工作當中去，盡自己的能力做好了這一項管理工作。同事們對我的評價也比較的中肯。當然我知道還有很一部分是要去學習的，所以今后我也會更加努力，更加勤勉，和同事們積極合作，互相配合，爭取創(chuàng)造一個更加優(yōu)秀的集體!
三、做好培訓工作，內部協(xié)調
這一年的培訓工作進行的還是比較順利的，外界的'壓力很，我們內部也是要定時進行提升的。作為行政工作人員，其實還有一項比較重要的工作就是要進行公司內部的一個協(xié)調工作。一個人的能力再強也不可能撐起整個集體，所以進步的話，自然是要一同進步的，不搞個人主義，整個集體一同往上，才能夠真正達到一個好的水平、去擁有一個更好的期望。
這一年的確很快，時間方面是容不得我們多去想的，現(xiàn)在我最主要的任務就是計劃好未來一年的工作，爭取更加順利的開展一個新的階段。我會在這段時間里好好準備一下，然后踏入一個全新的征程!
一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關
檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。
公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環(huán)節(jié)，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關的部門先立草案然后遞交給辦公室負責印制。但各個部門公文起草人員的水平和質量有一定差異，對于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬制的文件質量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：
1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請示多個事件;沒有按照規(guī)則運動文種。
2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。
3、公文主題標注不明確，不便查閱。
4、公文中沒用規(guī)范的使用數(shù)字。
以上情況，對于公文轉變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責公文起草擬制的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現(xiàn)錯誤的地方及時協(xié)商解決。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
在將公文相關事務處理結束之后，便可以將公文進行保存，并把公文的類別進行整理和分類，將其中內容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：
1、對于這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質量，以防檔案重復，使檔案管理更便捷、科學。
2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日?；?。
3、作為公文文秘要時常學習新的專業(yè)知識，及不斷提高自身的職業(yè)素質。公文工作員的檔案工作是一項比較專業(yè)帶有技術性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關的專業(yè)書籍，時常范圍，做到在工作中積累經驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的.工作效率。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個別公文沒有按照規(guī)定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：
1、檔案整理工作必須從平時做起
對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
2檔案整理工作應注重細節(jié)
對于單位的文件以及領導簽發(fā)后，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給后期的查閱工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。
檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。
做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益，對于整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。
四、善于交流，接受新信息，達到資源共享
一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經驗，對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結合實際情況對檔案和調查的資料相結合，也可以有創(chuàng)造性的進行歸檔，但切記要根據(jù)相關規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經驗融入到檔案管理的工作中。
五、結語
檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質，加強檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。
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